与建筑主管进行有效沟通的关键

沟通技巧建设来自FMI和PlanGrid的一项研究发现,所有建筑行业返工的52%是数据不佳和沟通不畅的结果。另外,有45%的项目经理表示,他们与各个项目利益相关者进行沟通的时间比计划的要多,这主要是由于沟通不畅。

很明显,建筑主管必须成为更好的沟通者。到达那里也有一条清晰的道路。领导者必须认识到 有效沟通,了解何时使用某种特定的交流方式是有意义的,并学习如何克服常见的交流障碍。

有效沟通的基本要素

  1. “你是人民 沟通 如果他们不信任您,他们将永远不会相信您。”
  2. 当领导者可以通过通常使用的词语表现出同理心时,人们就更有可能倾听。例如,“如果我正确地理解了您”和“我可以看到这对您来说是多么令人沮丧”等。
  3. 当领导者建立信任并表现出同理心时,他们的信誉就会增强。伟大的领导者可靠,诚实,建立融洽的关系,承认他们不知道的事情,保持机密,避免夸大并承担责任。

关闭通讯回路。 重要的是要认识到通信不只是发送和接收消息那么简单。确保 有效 在沟通中,领导者应遵循四个步骤:

  • 发件人发送消息
  • 接收方听到消息并作出响应
  • 发件人澄清
  • 接收方确认

Newquist指出:“像这样闭合通信回路可以帮助避免很多误传。”

掌握两种沟通方式。 有效的沟通不仅仅涉及书面或口头表达。非语言交流有助于建立语气和情感。根据其交付方式,它可以帮助或阻碍沟通。

Newquist指出,有几种类型的非语言交流,包括:

  • 眼神交流和眨眼
  • 说话的语气
  • 面部表情
  • 手势
  • 姿势和肢体语言

纽奎斯特说:“当您的口头和非语言交流不匹配时,您可能会出现沟通错误的问题。”例如,如果您在告诉某人他们做得很好的同时咬牙切齿,那么收信人实际上会收到什么信息?混合消息传递会引起混乱,也可能阻碍信任和信誉。

了解哪种沟通方式是最好的

电子邮件和文字 可以快速又便宜。问题在于这些模式也可能是非个人的。人们还会误解信息,有时会触发情绪反应。

电子邮件对于非紧急通信尤其有效。跟进其他通讯以获取一些文档也很有用。电子邮件还可以很好地表达赞美,或共享文档和照片,尤其是在与许多人共享时。 “只需确保您的电子邮件始终是专业的,” Newquist建议。

电话 提出问题或收集反馈时,交流很有用。由于对话是实时进行的,因此可以更快地达成协议。不利的一面是,没有像电子邮件一样的内在文档。

Newquist说:“当您需要道歉,预见很多问题,需要解释一些复杂的问题或者需要讨论一些个人或紧急的问题时,电话是一个很好的渠道。”

面对面 沟通还可以使您更快地达成共识。领导者还可以利用非语言交流来正确传达信息。不利的一面是,面对面的交流可能既昂贵又费时。它也需要强大的文档记录,因为没有任何书面内容可以传输。

当您想:

  • 展示对话的重要性
  • 解释思想和感受
  • 增强信誉和信任
  • 建立关系
  • 收集反馈
  • 解决敏感问题

克服沟通障碍

熟悉度。 当领导者定期与同一个人一起工作时,很容易忽略找出他们喜欢如何交流的步骤。纽奎斯特说:“因为我们与他们进行了如此多的合作,所以我们假设我们知道。”但这并非总是如此。定期与人签到。询问他们是希望您发短信还是给他们打电话,” Newquist说。

  1. 噪音可能成为建筑行业的障碍。距离和可见度也可以。无论是冬天寒冷的工作场所还​​是夏天闷热的工作场所,气候也可能成为障碍。 “在尝试交​​流时,请考虑所有与您不利的事情,” Newquist说。环境障碍会影响言语和非言语交流。
  2. 这不仅包括英语到西班牙语等。语言障碍也可以是商业或行业术语。纽奎斯特说:“有时候,领导者需要付出更多的努力来澄清和确认。” “与可能不熟悉的客户交流时,请特别注意行业首字母缩略词(即BIM,建筑信息模型)。”

还要注意您使用的单词。如果时间允许,诸如希望,可能有人的单词和短语等称为“狡猾的单词”。纽奎斯特说,这些话使领导人无需建立问责制即可发表声明。

  1. 领导者必须牢记组织的规则和政策,因为他们可能会使事情变慢。例如,如果与客户的交流必须经过某个副总裁,那么了解这一点很重要,因此您可以采取措施来满足该要求。
  2. 人们喜欢交流的方式通常与他们成长的方式有关。例如,婴儿潮一代通常更喜欢面对面。千禧一代通常更喜欢发短信和发送电子邮件。同时,大多数人都有适应能力。正如前面所提到的,在讨论熟悉性障碍时,领导者最好与他人核对以确认他们喜欢如何交流。
  3. 性格内向的人性格迥异。因此,他们也有不同的沟通方式。

纽奎斯特说:“有些人喜欢说话思考。” “然后有人想说话。领导者必须意识到不同人的风格。有时您也需要一些基本规则,例如“给我一点时间仔细考虑一下”或“让我们仔细讨论一下”。

为此,领导者还应该认识到 听力 不等同于 倾听。听觉是一种感觉。听是一种技巧。

“听是对听到的声音的解释,” Newquist解释说。领导者必须有意识地倾听。当您真正倾听某人的声音时,这就是您表现出同理心并建立信任的方式,这就是您成为有效的沟通者的方式。”

本文基于佩吉·纽奎斯特(Peggy Newquist)在CONEXPO-CON / AGG 2020上所作的演讲。建筑业。访问 ConstructingOpportunity.com 想要查询更多的信息。

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